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문서관리 및 기록관리 표준

4.1개요

4.1.1 목적

프로젝트 수행시 작성되는 문서의 종류에 대해 정의하고, 공식산출물이나 프로젝트관리 문서, 품질관리 문서, 팀 내의 문서 등을 일관되게 관리하고 기록하는데 필요한 사항들을 표준으로 제시한다.

4.1.2 전제조건

  • 본 문서는 QM ver7.4를 기준으로 작성
  • 프로젝트 수행시 공통적으로 사용되는 프로젝트 관리, 품질관리 등 문서의 통제, 기록 관리
  • 프로젝트 내에서 관리되어야 하는 모든 문서에 대한 관리 사항을 제시

  • 문서관리 및 기록관리 프로세스는 다음과 같다.

    프로세스명

     

    단위 프로세스명

    산출물

    문서
    관리
    및
    기록
    관리

    문서통제

    인쇄본 문서통제

    문서관리목록, 관리본마스터리스트.
    문서배포목록, 관리본개정이력표

     

     

    On-line 문서통제

    승인된 On-line문서, 변경된 On-line 문서

     

    기록관리

    문서 변경 기록

    사업수행계획서, SPM, 문서관리목록

     

    4.2 문서통제

    4.2.1 수행방침

    문서통제 프로세스는 다음 방침을 준수해야 한다.
  1. 문서통제 프로세스에 따라 관리하는 문서를 본 문서에 규정한다.
  2. 문서통제 프로세스는 일반적 문서관리 지침이 아닌 해당 프로젝트나 업무의 목적에 맞는 활용방법과 효과적인 통제방법을 제시한다.
  3. 문서통제 프로세스는 다음 사항을 중심적으로 관리한다.
  • 문서의 형식성 : 정해진 목적에 맞는 적합한 형태 및 매체를 유지할 것
  • 문서의 적절성 : 문서의 작성, 검토, 승인의 책임자가 적절하게 지정되고 유지할 것
  • 문서의 정확성 : 해당업무에 필요한 문서는 효력이 있는 것으로 변경 등을 관리할 것
  1. 문서 및 기록은 해당 업무에서 조직의 SW자산으로 취급하여 관리한다.

 

4.2.1 인쇄본 문서통제

가) 개요

구분

내용

목적

사업수행 필요성에 따라 발행하는 문서를 적절하게 통제하여 정확하고 적합하게 사용하도록 보장한다.

측정지표

통제대항 문서 건수

검증방법

QAO 심사

책임역할

● 개발부서장/PM : 통제대상 문서의 발행을 승인하여 적합한 사용을 보장
● CMO, QAO : 프로젝트 통제대상 문서의 통제, 감사
○ 사업부 품질담당부서장 : 프로세스 자산의 문서화 통제대상을 식별하고 관리

착수기준

  • 통제대항 문서의 파악

완료기준

  • 문서 사용시기 완료 및 기록관리 착수


나) 주요절차

수행절차

입력물

산출물

1.문서식별
1.1 통제대상 문서를 식별하고 정의함
1.2 관리대상문서의 발행등록 (문서관리번호 부여)
1.3 문서표지 및 내용에 문서 식별내용을 표시함

(해당)계획서

문서배포목록

2. 문서발행
2.1 해당 승인자의 검토, 승인 후 승인내용 기재

  • 문서발행 승인
  • 또는 관리본 마스터리스트 등록
    2.2 제/개정이력 첨부 또는 요약작성
  • 관리본개정이력표를 작성하여 첨부
    2.3 배포 필요성 파악 및 배포
  • 문서 배포 필요성 파악 및 배포 방법 결정
  • 인쇄본 문서 발행 및 배포실시

문서

관리본마스터리스트
승인된 문서
문서배포목록
관리본개정이력표

3. 문서사용
3.1 문서 유효성 확인

  • 문서를 기준으로 활용할 경우 최신버전 여부 확인
  • 참조를 위한 복사본 발행 시 [비통제본] 명시
    3.2 문서 보관 및 보존
  • 문서효력 유지 시 보관 및 활용
  • 문서효력 정지(폐지) 시 보존
    ▶ 기록관리에 따라 보존, 폐기

문서

문서

4. 문서변경

  • 문서 변경 시 2항으로 돌아가 수행함
  • 기배포 문서 보관/ 사용 시 효력정지(VOID)를 표시
  • 버전 변경 시 최소한 직전 버전의 문서를 보관

문서

변경된 문서

 

4.2.2 On-Line문서통제

가) 개요

구분

내용

목적

사업수행 필요성에 따라 발행하는 문서를 On-Line상에서 적절하게 통제하여 정확하고 적합하게 사용하도록 보장한다.

측정지표

통제대상 문서 건수

검증방법

QAO심사

책임역활

● 개발부서장/PM : 통제대상 문서의 발행을 승인하여 적합한 사용을 보장
● CMO, QAO : 프로젝트 통제대상 문서의 통제, 감사
○ 사업부 품질담당부서장 : 프로세스 자산의 문서화 통제대상을 식별하고 관리

착수기준

  • 통제대상 문서의 파악

완료기준

  • 문서 사용시기 완료 및 기록관리 착수



나) 주요절차

수행절차

입력물

산출물

1. 문서의 발행
1.1 통제대상 문서를 식별하고 정의함

  • 지원시스템상에 등재되는 표준 및 기준문서류
  • 온라인화하여 납품되는 제품문서류
    1.2문서 중 사용자가 파악하는 최초 화면에 식별 표시함
  • 문서버전(발행일)/제목

 

On-line 문서

2. 문서승인 및 배포
2.1 해당 승인자의 검토, 승인 후 등재

  • 지원시스템상에 등재되는 표준 및 기준문서류의 경우 승인후 오픈
    2.2 해당 화면 내에 제/개정이력 첨부 또는 요약등재
    2.3 사용 대상자 식별 및 조회권한 설정
  • 해당절차가 정한 경우 사용권한 ID목록을 보관함

On-line 문서

승인된 On-line 문서

3. 문서변경

  • 버전 변경 시 2항을 수행 후 오픈
  • 버전 변경 시 최소한 직전 버전의 문서를 보관
    함 ▶ SW 형상관리 참조
    (형상관리 툴을 사용하여 문서통제를 하는 경우)

On-line 문서

변경된 On-line 문서

 

4.3 기록관리

4.3.1 수행방침

기록관리 수행 프로세스는 다음 방침을 준수해야 한다.

  1. 기록관리 프로세스에 따라 문서/기록을 품질매뉴얼과 SPM이 규정한다.
  2. 기록관리 프로세스는 일반적 문서관리 지침이 아닌 해당 프로젝트나 업무의 목적에 맞는 활용방법과 효과적인 통제방법을 제시한다.
  3. 기록관리 프로세스는 다음 사항을 중심적으로 관리한다.
  • 기록의 정확성 : 해당 업무에 필요한 기록은 효과적으로 파악,식별,분류하여 보관할것
  • 기록의 적시성 ; 해당기록은 필요한 시점, 인력에게 필요한 정보를 제공할 것
  1. 문서 및 기록은 해당 업무에서 조직의 SW자산으로 취급하여 관리한다.
4.3.2 문서변경기록
가) 개요

구분

내용

목적

사업수행 결과로 발생하는 기록을 통제하여 정확하고 적합하게 보존, 활용,폐기하도록 보장한다.

측정지표

통제대항 기록 건수

검증방법

QAO 심사

책임역활

○ 개발부서장/PM : 관리대상 기록을 파악하고 보존, 활용, 폐기
○ 사업부 품질담당부서장 : 프로세스 수행 결과로 발생하는 품질기록을 파악하여
정의
○ 자원관리부서장 : 전사 관리대상기록을 보존할 수 있는 자원의 제공 및 운영
○ 정보시스템부서장 : 지원시스템 내 저장될 데이터 보존자원의 제공 및 운영
○ 지식경영부서장 : 등록된 과제 및 프로젝트 산출물의 보존 및 재사용 운영
● CMO, QAO : 프로젝트 통제대상 문서의 통제, 감사

착수기준

  • 관리대상 기록의 파악

완료기준

  • 보존연한 초과 기록의 폐기

 

나) 주요절차

수행절차

입력물

산출물

1. 기록식별
1.1 통제대상 기록을 식별하고 정의함

  • 기록명, 기록위치, 파일링 방법, 관리담당자 파악
    1.2 기록분류
  • 기록 보존단위별로 규모에 따라 방법을 결정

제안서
계약서

사업수행계획서
SPM

2. 파일링
2.1 기록수집

  • 관련기록을 파일링 단위별로 수집
    . 비인쇄본의 경우 저장매체, 분류규칙을 설정
    . 지원시스템 내 기록의 경우 별도조치 필요 없음
    2.2 기록 보존단위 별로 파일링/폴더링하고 색인함
  • 파일링/폴더링 수준은 단위부서 내에서 일관성 유지
  • 세부기준은 표준 및 절차매뉴얼에 정함
  • 인쇄본은 문서목록표 작성하여 첨부함

문서

문서관리목록
폴더(매체내)

3. 보존
3.1 보존연한 설정

  • 업무근거기록 : 기록발생시점부터 보존연한 발효
  • 사용 중인 문서 : 문서효력 폐지시점
    3.2 기록보존
  • 인쇄본 : 보존기록을 파일링하여 보관
  • 비인쇄본 : 보관/보존 위치에 대한 보안장치 설정
    3.3 기록사용
  • 필요 시 근거/증빙으로 기록을 반출, 열람함

문서

문서관리목록

4. 폐기
4.1 폐기결정

  • 보존연한 경과 시 폐기여부를 결정
  • 필요 시 보존연한 경과문서라도 계속보존 가능함
  • 참조 문서로 보관할 경우 효력정지(Void) 표식함
    4.2 폐기
  • 인쇄본은 파쇄, 소각 처리함
  • 비인쇄본은 삭제 처리함

문서

폐기된 문서

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